Запись на раздачу, которая заодно пишет ваш отчёт.

Запись, выдача и отчёт — это одна задача.

Чаще всего их решают отдельно: анкета где-то в интернете, планшетка у стола, таблица в конце месяца. Каждая передача между ними — место, где живут и работа, и ошибки. Свяжите их — и третья задача исчезает совсем: отчёт складывается из того, что волонтёры уже отметили.

Так это сейчас работает в церкви Бока-Ратон дважды в месяц, и весь процесс описан по шагам — вместе с тем, что он заменил.

Лимит становится исполнимым благодаря номеру телефона.

Имена этого не выдерживают. Один и тот же человек в трёх списках будет Еленой, Оленой и Yelena, адреса меняются, и никто не хочет обвинять соседа в том, что он записался дважды. Подтверждённый по SMS мобильный номер — тот единственный признак, который у домохозяйства надёжно один, и с ним правило «раз в месяц» становится настройкой, а спор заканчивается.

• Один подтверждённый номер — одна запись: дубль отклоняется во время записи, задолго до стола
• Раз в месяц или любой другой период, который вы выберете
• Лимит мест на дату, с автоматическим закрытием записи
• Лист ожидания, если он вам нужен, чтобы у заполненной даты был следующий шаг

У вас правила могут быть другими: некоторые раздачи по принципу обслуживают всех, кто пришёл, каждую неделю. Важно одно: правило ваше, оно записано один раз, и дальше его держит система — а не тот, кто в это утро стоит на входе.

Что на самом деле происходит в день раздачи.

Волонтёр входит по email или PIN со своего телефона, открывает экран сканирования и наводит его на код семьи. Телефон вибрирует, отметка «выдано» сохраняется, следующая семья подходит. Не нужно покупать сканер и заряжать планшет.

Когда камера не справляется — солнце, треснувший экран, распечатка, сложенная вчетверо, — волонтёр набирает шесть цифр. Когда в зале падает связь, вы выдаёте по печатному списку и сверяете потом. Оба запасных варианта закладываются при настройке: очередь не может ждать ваш Wi-Fi.

Решите, что значит «people served», до того как спросит грантодатель.

Уникальные люди, домохозяйства и посещения — три разные цифры из одних и тех же отметок, а отчёт по гранту, в котором определение тихо поменялось между годами, — это проблема, которая обнаруживается именно на неудобных вопросах. Решите это при настройке, зафиксируйте вместе с данными, и выгрузка перестанет быть ежемесячной реконструкцией.

Вы получаете текущий счётчик, готовый в момент, когда ушла последняя семья, разбивку по датам и файл Excel в том виде, в котором его просит ваш грантодатель. Заявка на грант, которой нужны те же записи, берёт их из тех же данных.

Что нужно, чтобы начать.

От $450 единоразово или $75 в месяц, если хотите, чтобы мы поддерживали и обновляли систему; готово за одну-две недели. Первым трём организациям мы ставим это бесплатно — взамен на письменный отзыв, разрешение опубликовать кейс и две рекомендации.

К разговору на двадцать минут нужны три вещи: как люди записываются сейчас, сколько у вас мест на дату и две ситуации, которые волонтёрам тяжелее всего. Мы работаем из Бока-Ратон с раздачами, церквями и общинными программами в округах Палм-Бич, Броуард и Майами-Дейд, и та же настройка подходит для бесплатного обеда, выдачи одежды или школьной акции.